Szkolenia to nie tylko wymóg art. 52 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML), ale również podstawowy warunek prawidłowej realizacji powierzonych zadań. Pracownik wykonujący w instytucji obowiązanej obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zanim nabędzie doświadczenia, potrzebuje wiedzy, czasu na naukę i możliwości zadawania pytań. Potrzebuje również pewności, że w razie wątpliwości będzie wiedział, gdzie szukać wsparcia. Dotyczy to zarówno osób rozpoczynających pracę, jak i doświadczonych zespołów. Dlatego warto przyjrzeć się szkoleniom AML/CFT także od strony codziennej organizacji pracy. Czy pracownicy mają warunki, żeby w nich uczestniczyć? Czy ktoś sprawdza ich ukończenie? Co dzieje się z osobami, które były na zwolnieniu lub urlopie?
Do takiego przeglądu może Was zachęcić informacja o karze nałożonej przez KNF na Kujawski Bank Spółdzielczy w Aleksandrowie Kujawskim. Z łącznej kwoty 420 tys. zł aż 170 tys. zł dotyczyło naruszenia art. 52 ust. 1 i 2 ustawy AML, czyli obowiązku zapewnienia udziału osób wykonujących obowiązki AML/CFT w programach szkoleniowych.
Co wynika z przepisów i stanowisk nadzorczych? Jak uchronić się przed podobną karą?
Art. 52 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wymaga zapewnienia udziału osób wykonujących obowiązki AML/CFT w programach szkoleniowych, uwzględniających również ochronę danych osobowych. Programy powinny uwzględniać „charakter, rodzaj i rozmiar działalności prowadzonej przez instytucję obowiązaną” oraz zapewniać „aktualną wiedzę w zakresie realizacji obowiązków instytucji obowiązanej”.
Wspólny komunikat nr 92 GIIF, UKNF i NBP z 13 lutego 2025 r. wskazuje, że osoby wykonujące obowiązki AML/CFT „muszą przejść odpowiednie szkolenia przed rozpoczęciem wykonywania czynności w tym obszarze”. Szkolenia mają być „ciągłym procesem”, a istotne zmiany prawa lub charakteru bądź rodzaju działalności wymagają dodatkowego przygotowania. Komunikat opublikowano już po opisanej kontroli banku. Organizację tego procesu rozwija stanowisko UKNF z 19 marca 2026 r. dotyczące procesów AML/CFT regulowanych w procedurach wewnętrznych. W odniesieniu do instytucji nadzorowanych przez KNF wskazuje ono, że procedura powinna określać osoby odpowiedzialne za zapewnienie szkoleń, sposób monitorowania ich realizacji, działania wobec osób, które nie uczestniczyły w szkoleniu, oraz zasady raportowania. UKNF oczekuje również szkoleń uzupełniających nie rzadziej niż co dwa lata, także gdy nie wystąpiły okoliczności wymagające wcześniejszego szkolenia. Do takich okoliczności zalicza zmiany prawa, istotne nieprawidłowości ujawnione podczas kontroli lub audytu oraz istotną zmianę profilu działalności. Warto sięgnąć także do stanowiska UKNF dotyczącego AMLRO z 1 grudnia 2022 r.. Zgodnie z nim AMLRO powinien „nadzorować przygotowanie i realizację programu szkoleniowego oraz jego udokumentowanie”, a także zapewnić jakość i aktualność szkoleń, ich dostosowanie do ryzyka dotyczącego poszczególnych grup pracowników oraz sprawdzenie stopnia opanowania wiedzy.
Jak przełożyć to na codzienną praktykę?
- Zapewnij czas na naukę. Jeśli pracownik włącza szkolenie, a po dziesięciu minutach wraca do obsługi klientów, sprawdź, czy miał warunki do uczestnictwa. Pomóc mogą czas zarezerwowany w kalendarzu i uzgodnione zastępstwo. Kontroluj terminy i czas wykonania szkolenia.
- Najpierw szkolenie. Pracownik powinien przejść szkolenie przed dopuszczeniem do samodzielnego wykonywania obowiązków.
- Sprawdź, czy szkoleniami objęto wszystkie właściwe osoby. Obowiązek obejmuje również członków zarządu odpowiedzialnych za AML, osoby zastępujące pracowników wykonujących zadania AML/CFT, agentów i współpracowników realizujących takie zadania. Znaczenie ma zakres wykonywanych czynności, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
- Ureguluj organizację szkoleń w procedurze. Art. 50 ust. 2 pkt 7 ustawy AML wymaga określenia zasad upowszechniania wiedzy w procedurze wewnętrznej. Stanowisko UKNF uszczegóławia ten wymóg: należy wskazać osoby odpowiedzialne, częstotliwość szkoleń oraz sposób dokumentowania, monitorowania i raportowania ich realizacji.
- Zadbaj o przygotowanie osób prowadzących szkolenia. Zgodnie z komunikatem nr 92 szkolenia wewnętrzne mogą prowadzić osoby mające odpowiednią wiedzę, potwierdzoną profesjonalnymi szkoleniami, oraz doświadczenie zawodowe w AML/CFT. Samodzielne czytanie przepisów i komunikatów może uzupełniać szkolenia, ale ich nie zastępuje.
- Uzupełnij wiedzę nowej osoby o zasady obowiązujące w Twojej instytucji. Szkolenie odbyte u poprzedniego pracodawcy wymaga uzupełnienia o specyfikę działalności i aktualne procedury nowej instytucji. UKNF oczekuje również określenia w procedurze warunków uznawania wcześniejszych szkoleń.
- Zadbaj o szkolenia przy korzystaniu z podmiotów zewnętrznych. Ureguluj w umowie realizację obowiązku szkoleniowego, możliwość kontroli procesu oraz otrzymywanie dowodów przeszkolenia osób wykonujących powierzone zadania, obejmujących zakres i częstotliwość szkoleń. Takie oczekiwania wskazuje komunikat nr 92.
- Pomóż uzupełnić zaległości. Choroba czy urlop mogą uniemożliwić udział w szkoleniu. Po powrocie ustalcie termin uzupełnienia szkolenia i sprawdź jego ukończenie. Nie zostawiaj pracownika samego z zaległością. Monitoruj, czy pracownik przeszolił się w ustalonym terminie.
- Dopasuj treść do pracy. Pracownik obsługi klienta, analityk, czy pracownik operacji potrzebują przykładów związanych z własnymi zadaniami. Program powinien uwzględniać działalność konkretnej instytucji, być „uszyty na miarę”i dopasowany do stanowiska. Gotowe szkolenia online rzadko spełniają te wymogi.
- Zostaw przestrzeń na pytania. Wątpliwość zgłoszona podczas szkolenia może pokazać, że procedura wymaga lepszego wyjaśnienia. To cenna informacja. Jeśli wykorzystujesz e-learning zapewnij, aby pracownicy mieli możliwość zadawania pytań po szkoleniu.
- Aktualizacja wiedzy. Organizuj szkolenia dla pracowników każdorazowo po zmianie prawa lub wytycznych organów nadzoru. Jeśli w twojej firmie e-learning z AML/CFT został wdrożony w 2019 r. i nikt do niego nie zaglądał, to masz pole do działania!
- Zadbaj o dokumentację. Komunikat nr 92 wskazuje, że powinno z niej jednoznacznie wynikać, „kto, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo został przeszkolony”. Przy szkoleniach wewnętrznych minimum stanowią lista obecności i odpowiednio opisany program; przy zewnętrznych dowodem może być certyfikat uczestnictwa wraz z programem. W skrócie: musisz potrafić udowodnić kto, kiedy, jakie przeszedł szkolenie i jaki był jego zakres.
- Zachowaj prezentację i inne materiały ze szkolenia. Ułatwiają odtworzenie treści szkolenia i powrót do omawianych zagadnień. Dobrą praktyką jest zakończenie szkolenia testem. Warto uwzględnić tematykę szkoleń w cyklicznych raportach przedstawianych przez MLRO zarządowi.
A tych wszystkich, którzy nie mają czasu na audyt swojego systemu szkoleniowego lub potrzebują dopasowanego szkolenia AML/CFT – zapraszam na darmowe konsultacje: j.grynfelder@lexrisk.pl